REGULAMIN Konferencji WETERYNARIA 2024 

§ 1 Postanowienia ogólne

Poprzez określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

Organizator: Organizatorem Konferencji WETERYNARIA „Wybrane choroby przewlekłe małych zwierząt”, która odbędzie się w dniach 14-15.09.2024 roku (dalej: „Konferencja”) jest firma EXIMA Solutions Sp. z o.o. 

 

Administrator danych osobowych: Firma EXIMA Solutions Sp. z o.o. 

Uczestnik: Osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji na Konferencję poprzez formularz on-line dostępny na stronie internetowej, tj. www.wet.eximasolutions.pl lub poprzez wysłanie zgłoszenia na adres e-mail organizatora dostępny na stronie internetowej Konferencji. 

Potwierdzenie udziału: Dokonanie płatności za pośrednictwem strony www.eximasolutions.pl/wydarzenia

Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji 

oraz obowiązują wszystkich Uczestników bez wyjątku.

 

§ 2 Zasady uczestnictwa

  1. Konferencja WETERYNARIA „Wybrane choroby przewlekłe małych zwierząt” odbędzie się           w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatora.
  2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego online dostępnego na stronie internetowej www.wet.eximasolutions.pl lub poprzez wysłanie zgłoszenia na adres e-mail organizatora dostępny na stronie internetowej Konferencji.
  3. Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu otrzyma potwierdzenie poprawnego zgłoszenia udziału w Konferencji drogą elektroniczną na podany w formularzu rejestracji adres e-mail.
  4. Uczestnik w chwili zgłoszenia zobowiązany jest do posiadania ważnego numeru PWZ (Prawa Wykonywania Zawodu) – nie dotyczy przedstawicieli sponsorów Konferencji, techników weterynarii i studentów kierunków weterynaryjnych. 
  5. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także nakłada obowiązek przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem. Powoduje również powstanie obowiązku dokonania płatności za zamówiony pakiet uczestnictwa. 
  6. Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego. 
  7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika. 
  8. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w przypadku wyczerpania miejsc. 
  9. Wszystkie materiały przekazane uczestnikowi w związku z Konferencją (dalej „Materiały”) stanowią własność Organizatora (lub podmiotów współpracujących z Organizatorem) i w związku z tym przeznaczone są wyłącznie do użytku osobistego Uczestnika Konferencji. Zabronione jest zwielokrotnianie Materiałów, wprowadzanie ich do obrotu, rozpowszechnianie w jakikolwiek sposób, użyczanie, wyświetlania, publiczne udostępnianie Materiałów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym oraz jakiekolwiek inne wykorzystanie sprzeczne z celem lub zakresem wskazanym w Regulaminie. 

 

§ 3 Opłaty

  1. Informacja na temat wysokości opłat za udział w Konferencji została zamieszczona na stronie internetowej www.wet.eximasolutions.pl 
  2. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora w potwierdzeniu rejestracji na stronie www.wet.eximasolutions.pl 
  3. Płatności należy dokonać za pośrednictwem płatności online lub przelewem na numer konta bankowego.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany ceny, o czym niezwłocznie poinformuje za pośrednictwem strony internetowej Konferencji. Zmiana ceny nie ma zastosowania do już zarejestrowanych Uczestników.
  5. Koszty dojazdu oraz zakwaterowania Uczestnik pokrywa we własnym zakresie. 
  6. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym na stronie internetowej oraz formularzu otrzymanym podczas rejestracji lub przesłanej przez Organizatora proformie, upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy oraz uniemożliwienia udziału w Konferencji bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności.
  7. Organizator jako potwierdzenie zaksięgowania dokonanej przez Uczestnika lub osoby działającej w jego imieniu wpłaty wystawi fakturę VAT.
  8. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w wydarzeniu, podany w formularzu rejestracji.
  9. Istnieje możliwość przepisania wniesionej opłaty za Konferencję na inną, wskazaną osobę. Wymaga to jednak indywidualnego uzgodnienia oraz pisemnej akceptacji Organizatora, potwierdzone drogą mailową z adresu: biuro@eximasolutions.pl

 

 § 4 Rezygnacja 

  1. Rezygnację z udziału w Konferencji można zgłosić wyłącznie drogą mailową, na następujący adres: biuro@eximasolutions.pl
  2. Datą anulacji zgłoszenia jest data wpłynięcia wiadomości e-mail do Organizatora. 
  3. Rezygnacja z udziału w Konferencji zostanie potwierdzona przez Organizatora wyłącznie drogą pisemną poprzez e-mail. 
  4. Uczestnik może dokonać bez kosztowej anulacji rezerwacji uczestnictwa w Konferencji w terminie do 60 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Po tym terminie obowiązywać będą następujące koszty rezygnacji:
  • Rezygnacja zgłoszona od 60 do 40 dni przed Konferencją — koszty manipulacyjne wynoszą 30%
  • Rezygnacja zgłoszona od 40 do 31 dni przed Konferencją — koszty manipulacyjne wynoszą 40%
  • Rezygnacja zgłoszona 30 dni przed Konferencją — uczestnikowi nie przysługuje zwrot kosztów.
  1. Nieodwołanie zgłoszenia i niewzięcie udziału w Konferencji, nie jest jednoznaczne z rezygnacją     z uczestnictwa i powoduje obciążenie pełnymi kosztami uczestnictwa.

 

 § 5 Reklamacje

  1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.
  2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Konferencji. 
  3. Reklamacje zgłoszone po upływie wyżej określonego terminu nie będą rozpatrywane.
  4. Każda reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko Uczestnika, jego adres oraz uzasadnienie zgłoszonej reklamacji.
  5. Decyzja Organizatora w przedmiocie reklamacji jest ostateczna.

 

§ 6 Ochrona danych osobowych

  1. Administrator Państwa danych osobowych jest firma EXIMA Solutions Sp. z o.o. 
  2. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora obejmuje dane przekazane we wniosku rejestracyjnym. 
  3. Podstawę prawna przetwarzania danych osobowych stanowi udzielona zgoda na przetwarzanie danych osobowych, a w przypadku przetwarzania danych w celach marketingowych, podstawę prawna przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora w postaci marketingu bezpośredniego.
  4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres konieczny do rozliczenia wydarzenia edukacyjnego oraz przekazania uczestnikowi ewentualnych materiałów konferencyjnych (tj. przez 2 lata od zakończenia wydarzenia edukacyjnego), a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych, do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności podmiotom powiązanym z administratorem oraz podmiotom finansującym lub współfinansującym wydarzenie edukacyjne.
  5. Mają Państwo prawo:
  • wycofania każdej z powyższych zgód w dowolnym momencie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
  • żądania od Administratora dostępu do Pani/Pana danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
  •  zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
  • przenoszenia danych,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu udziału w ww. wydarzeniu edukacyjnym.

 

§ 7 Postanowienia końcowe 

  1. Obowiązkiem Uczestnika jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo, w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, do odwołania, przełożenia lub zmiany formuły Konferencji i/lub Warsztatów. 
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego. 
  4. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który wypełnił formularz rejestracyjny powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres biuro@eximasolutions.pl Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 7 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
  1. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).
  2. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu.
  3. W przypadku, gdy okaże się, że osoba biorąca udział w Konferencji nie spełnia warunków uczestnictwa, zakłóca przebieg sesji naukowo-dydaktycznych, warsztatów lub imprez towarzyszących i utrudnia lub uniemożliwia udział w nich innych uczestników albo w inny sposób narusza Regulamin, Organizator zastrzega sobie prawo wykluczenia takiej osoby z dalszego udziału w Konferencji bez zwrotu opłaty za udział w Konferencji.
  4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie od chwili jego opublikowania na stronie internetowej Konferencji.